Jest środek poranka w Kingston. Ricardo Gowdie, lider zespołu ds. systemów informatycznych zarządzania (MIS), wychodząc z sali konferencyjnej w jamajskim ośrodku SRC, opowiada o swojej dotychczasowej karierze zawodowej i o tym, co zainspirowało go do działania.
Chciałbym, żeby Jamajka stała się krajem napędzanym technologią i w gruncie rzeczy staram się to osiągnąć. Zaszczytem dla mnie było przyczynienie się do optymalizacji sposobu, w jaki wpływowa Rada, taka jak SRC, radzi sobie z czasami, w których żyjemy.
Ricardo pracuje w sektorze cyfrowym od dwudziestu lat, z czego ostatnie półtora roku spędził w SRC. Jako wiodąca instytucja badawcza na Jamajce, SRC oferuje szeroki wachlarz usług, w tym wsparcie badawcze dla sektora rolniczego, rozwój i testowanie produktów, a także zakład pilotażowy w przemyśle spożywczym, gdzie firmy mogą tworzyć prototypy lub produkty, aby wejść na rynek. W ramach swojej funkcji Ricardo nadzoruje strategiczny priorytet Rady, jakim jest wdrażanie rozwiązań technologicznych mających na celu poprawę efektywności i jakości usług.
Zespół MIS w Radzie Badań Naukowych Jamajki. Od lewej: Ta-Von Marsh, Valencia Brown, Romane Bryan, Ricardo Gowdie, Chinelle Clarke.
Dlaczego cyfrowo i dlaczego teraz?
Rada Miasta SRC ma jasną wizję rozwoju cyfrowego, szczególnie w zakresie modernizacji infrastruktury i zarządzania danymi. Do tej pory poczyniono znaczne postępy, a ostatnio Ricardo nadzorował optymalizację komunikacji Rady z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym. Kierował inicjatywami mającymi na celu modernizację systemów sieciowych, które zwiększają szybkość, bezpieczeństwo i niezawodność danych wymienianych między różnymi departamentami Rady. Zespół MIS przeprojektował również stronę internetową Rady, aby usprawnić komunikację z opinią publiczną, oraz zintegrował analitykę, aby lepiej zrozumieć potrzeby odbiorców.
Projekt ISC Organizacje naukowe w epoce cyfrowej Zdarzyło się to w czasie, gdy SRC rozważało strategicznie zmniejszenie tarcia w sposobie interakcji z klientami i uczenia się od nich. Jako część grupy, mogli skupić się na wielu kwestiach. Postanowili jednak priorytetowo potraktować jeden z obszarów działalności, który generuje znaczące przychody: zakład pilotażowy. Sprzedają tam czas na korzystanie z certyfikowanego przez ISO zakładu, w którym klienci mogą dostarczać prototypy do produkcji i testów.
Obecnie, aby korzystać z instalacji pilotażowej, klienci muszą dokonywać rezerwacji ręcznie. Ten proces planowania często powoduje podwójne rezerwacje, co prowadzi do nieefektywności i negatywnych doświadczeń klientów. Największym wyzwaniem jest brak przejrzystości. Nie ma prostego sposobu na sprawdzenie dostępności sprzętu ani elastyczne zarządzanie harmonogramem. Dołączając do projektu ISC, Ricardo i jego zespół szukali wskazówek, jak zmodernizować ten proces i wprowadzić zautomatyzowany, internetowy system rezerwacji. Dla SRC płynne rezerwacje pozwoliłyby na dobrze zaplanowane wykorzystanie instalacji i bardziej przewidywalne przychody.
Kierunek podróży
Dzięki projektowi ISC Ricardo poznał nowe metodologie, które poszerzyły jego perspektywy.
„Zawsze koncentrowałem się na technologii; jak sprawić, by działała, jak ją uruchomić” – wyjaśnia Ricardo. „Ale teraz myślę o ludziach, którzy z niej korzystają, o tym, jak będą z nią wchodzić w interakcje i jak wpasuje się ona w ich proces pracy. To jest prawdziwa zmiana”.
Sesje zachęciły go do przyjęcia podejścia polegającego na wczesnym angażowaniu interesariuszy, zrozumieniu doświadczeń użytkowników i uwzględnieniu opinii w odpowiednich etapach projektu. Ta zmiana podejścia wpłynęła na jego podejście do nowego systemu rezerwacji w zakładzie pilotażowym. Zamiast budować cały system od razu, Ricardo i jego zespół zdecydowali się na wdrożenie etapowe, zaczynając od Minimalnego Produktu Zdatnego do Użytku (MVP).
„Postanowiliśmy zacząć od małych kroków i rozwijać projekt stopniowo. W ten sposób możemy dostosowywać się i otrzymywać informacje zwrotne na każdym etapie” – wyjaśnia Ricardo.
Strategia ta ma na celu usprawnienie wdrażania, a jednocześnie zmniejszenie oporu pracowników poprzez ich włączenie na wczesnym etapie procesu. W ramach tej strategii Ricardo opracował plan zarządzania zmianą, który obejmuje regularne zaangażowanie pracowników na etapach rozwoju.
Ricardo poznał również kluczowe znaczenie wizualizacji. Czy to poprzez konceptualizację całego projektu na tablicy, czy poprzez zapisywanie szczegółowych wymagań dla każdego etapu, rozumie teraz, że przejrzystość jest kluczem do uniknięcia pułapek. Im więcej wizualizuje, tym łatwiej mu dostrzec luki i zapewnić spójność.
Podejście MVP pozwala im również unikać kosztownych błędów.
„Chcieliśmy mieć pewność, że tworzymy coś, z czego użytkownicy faktycznie będą chcieli korzystać” – mówi Ricardo.
Długoterminowa wizja Ricardo dla SRC jest jasna: ekosystem technologiczny zorientowany na użytkownika, w którym narzędzia cyfrowe stale ewoluują, aby sprostać potrzebom zarówno personelu, jak i klientów. Docelowym celem jest stworzenie cyfrowo połączonego SRC. Takiego, w którym zarówno systemy wewnętrzne, jak i usługi dla klientów są płynnie zintegrowane.
Podczas gdy Ricardo i jego zespół pracują nad finalizacją systemu rezerwacji dla instalacji pilotażowej, planują już kolejne kroki w ramach szerszej strategii cyfrowej w SRC. Jednym z kluczowych filarów tej strategii jest digitalizacja zasobów fizycznych, a Ricardo przewiduje, że projekt ten stworzy podwaliny pod przyszłe działania w tym zakresie.
Ricardo ma nadzieję, że gdy system osiągnie pełną funkcjonalność, utoruje on drogę do integracji narzędzi sztucznej inteligencji i analityki danych, co usprawni proces uczenia się i obsługę klienta. Już teraz zachęca swój zespół do zastanowienia się, jak wykorzystać te dane do poprawy elastyczności i responsywności procesów.
„Chcę, abyśmy nadal wdrażali transformację cyfrową w sposób, który nam odpowiada. Chcę stworzyć technologię, która ułatwi ludziom życie” – podsumowuje Ricardo.
Potwierdzenie finansowania:Niniejsza praca została zrealizowana dzięki grantowi przyznanemu przez Międzynarodowe Centrum Badań nad Rozwojem (IDRC) w Ottawie w Kanadzie. Poglądy wyrażone w niniejszym dokumencie niekoniecznie odzwierciedlają poglądy IDRC ani jego Rady Gubernatorów.
Przeczytaj więcej o organizacjach naukowych w epoce cyfrowej 
Dowiedz się więcej o Science Systems Futures 
Przeczytaj więcej o Centrum Nauki Futures 
Przeczytaj więcej o Nowej wizji sympozjum bez granic 
Dowiedz się więcej o narzędziu do planowania konferencji online lub hybrydowej 
Dowiedz się więcej o narzędziu do poprawy doświadczeń użytkowników w organizacji naukowej 
